【後編】「利用浸透を高める」その要は、最初の導入時に各地で説明会を実施し、協力会社の理解と協力を徹底的に促すこと

残業時間20％削減を実現できた要因は、協力会社と社内に向けて「導入の目的とメリット」を徹底的に伝えること

—— 東急コミュニティーでは「KANNA」導入後、チームメンバーの残業時間が20％減。導入の効果をより高めるため、ツールの浸透に尽力されたとのことですが、その理由をお聞かせください。
 
近藤様：運用開始前に、まずはツールを導入する目的を周知し、浸透させる。どうしても、新たにツールを導入することに対して大半の人が抵抗感を持ちます。これは弊社に限らず、どのような企業、業界でも同じではないでしょうか。情報共有の手段を「KANNA」へ移行するにあたり、協力会社だけでなく、社内でも一定の抵抗が生じることは想定内でした。

実際、「KANNA」の導入を検討し始めた当初に社内ヒアリングを行ったところ、現場を管理する立場にある社内のメンバーからも懐疑的な声が上がりました。その理由は想定どおり、「慣習から脱することへの不安」。しかし、「KANNA」導入前の弊社と協力会社の連絡手段は、前編で中林と廣瀬が申し上げたように、基本的に電話。電話に費やす時間も月単位・年単位で考えると無視できない時間を割き、特に現場の方からすれば、電話のたびに作業を止めざるを得ません。
 
こうした非効率を解消し、残業時間を削減するために「KANNA」の導入を検討し始めたわけですが、目的を達成するためのツールが利用する人たちに受け入れられなくては、導入後の効果も半減してしまうはずです。となれば、運用を始める前に、まずは「KANNA」を導入する目的とメリットを確実に理解してもらうことが、新たなツールを運営していくうえで最も重要なのではないか。そう考えたことが、私たちがツールの浸透に注力した理由です。
 
—— では、「KANNA」を浸透させるために、どのような取り組みをされたのでしょうか？
 
近藤様：現場作業に従事する協力会社の皆様に対し、とにもかくにも、「KANNA」導入に賭ける私たちの本気度を徹底的に伝える。このひと言に尽きます。具体的には、「私たちが全国行脚する」ことです。現場管理を担当する弊社のメンバー、中林と廣瀬の二人が「KANNA」浸透のためのプロジェクトチームを組み、協力会社への周知を担当した中林は、全国にある私たちの協力会社の事務所に直接出向き、「なぜKANNAを導入するのか、導入したことでの協力会社の皆さんにとってのメリット」を1社ずつ説明しに伺いました。

説明会の方式として、オンライン開催という方法もあります。しかし、それでは、我々の本気度は伝わりません。私たちのほうから協力会社もとへと足を運び、協力会社の方と顔を合わせて、きめ細やかな説明を尽くし、各社から来る質問一つひとつに真摯に答える。中林には苦労をかけましたが、協力会社の理解を得ることができ、その労力が結果的に「KANNA」導入後の効果につながったと思っています。
 
私たちは、「KANNA」をより確実に浸透させるため、導入説明会には現場作業に従事する職人さんだけでなく、事務担当の方の出席もお願いしました。「KANNA」を使うすべての関係者に、導入する背景・目的と活用していくことのメリットを深く理解したうえで、利用していただきたかったんです。そうでないと、利用浸透は進みません。
 

利用浸透で最も重要なのは導入時。協力会社の職人さんと事務担当の方全員に説明会を実施、業務フローに「KANNA」を組み込む

—— 多くの協力会社とパートナーシップを結ぶなか、どのくらいの期間をかけ、具体的にはどのような説明をされたのでしょう？
 
近藤様：短期集中的に、2カ月間に約20社ある協力会社のもとを訪ねました。協力会社への周知を担当した中林にも案件管理の業務があるため、そのすき間を縫うようにアポを取り、ときには1日で県をまたいで行き来したこともありました。ここに関しては、とてもアナログな方法ですが、長い目で見たときに、短時間で最も効果的に理解いただけると確信がありました。
 
具体的な説明としては、「KANNA」導入後の業務フローの変化をお伝えしました。「今後は『KANNA』を使います」という抽象的な示し方ではなく、協力会社への説明を行う前に「KANNA」の運用を前提とした業務フローを作成。新たな業務フローには「KANNA」の運用が組み込まれているため、「KANNA」なくしては今後、現場工事が成り立たない。そうした業務フローを提示し、説明したわけです。

ある意味、「KANNA」を利用いただくための強制的な手段を採ったわけですが、これまでの慣習を変えるためには、時には大胆なやり方も必要です。そして、大胆さと同時に、何より「KANNA」の運用を前提とした業務フローを実践いただければ、現場の皆様にとってもこれだけの負担が軽減し、このようなメリットがある、ということを丁寧にお伝えしました。
 
先ほども申し上げたとおり、私たち管理者から電話がかかってくれば、現場の方々は作業の手を止めざるを得ません。ほかにも電話連絡による「言った」「聞いていない」の齟齬が生じれば、工事の進行が遅れるだけでなく、協力会社の方たちにも心理的負荷がかかります。
 
しかし、「KANNA」を業務フローに組み込めば、現場の皆様も管理側も、双方の非効率とデメリットが解消できる。協力会社に向けた説明会では、1時間から1時間半、長いときには2時間以上をかけ、こうしたことを一つひとつ丁寧にお伝えしました。その結果、本格運用の開始から1年ほどで、大きな効果を得られたわけです。最初の導入時に「いかに利用浸透を高めるか」の施策を徹底的に社内外に向けて行うことが要、でしたね。
 

副次効果で、支払いフローも円滑化。コンプライアンス強化にも直結

—— 全国行脚という取り組みにより、協力会社との信頼関係もより強まったのではないでしょうか？
 
近藤様：おっしゃるとおりです。私たち管理側も現場に立ち合うことが多々ありますが、それはあくまでも作業の真っ最中。現場の皆さんは、作業に集中されてお忙しいですし、現場にかかわる会話が主で、相手の目を見て、じっくり時間をかけてお話をするという機会は限られるのが現実です。それが「KANNA」導入に向けた説明会のために協力会社の事務所にお伺いすることで、周知を担当した中林も「皆さんとの距離が縮まった気がする」といった話をしています。
 
協力会社との距離が縮まったことは、「KANNA」導入後の業務にも如実に表れています。導入説明会には現場作業に従事する職人さんだけでなく、バックオフィス・事務担当の方にも出席いただきましたが、その結果、工事完了までの進捗状況が事務職の方にもタイムリーに伝わり、工事の完了後、支払いに関わる書類の処理作業も格段に円滑化しています。
 
支払いへの流れがスムーズに進むことは、協力会社のメリットであるのと同時に、弊社としても非常に重要です。完了書類の発行や共有にもたつきが生じれば、それが支払いの遅延につながり、結果的に下請法違反に抵触しかねません。こうした事態が生じれば、弊社全体としても大きな問題ですが、「KANNA」導入の副次的な効果として、コンプライアンスの強化にもつながっています。

 

協力会社への浸透から社内メンバーへ自然と広がる好循環

—— 管理側も現場も双方の非効率が解消したばかりか、支払いのフェーズに至るまでの円滑化と同時にコンプライアンスの強化にもつながる。とても貴重なお話です。
 
近藤様：正直なところ、「KANNA」の導入を検討し始めた当初は、ここまでの効果を実感できるとは想定外でした（笑）。しかし、協力会社に向けた全国行脚の説明会を実施する前、「KANNA」のトライアル運用をした段階で、一定の手応えは感じていました。というのも、まずは試験的な運用として特定の協力会社に利用をお願いしたところ、とても良い反応を得ることができたのです。
 
その協力会社は従業員の平均年齢がお若く、「KANNA」のようなDXツールにも比較的、抵抗感のない世代の方々で構成されています。そうした協力会社にトライアル運用をお願いしたところ、管理側である私たちがうっかり案件登録を忘れてしまった際に「この案件、登録されていませんよ」という指摘をいただいたことがありました。私たちが想定した以上に、自然と使いこなしていたのです。
 
建設業界では熟練の職人さんが多く活躍され、DXツールを浸透させることは容易ではありません。それは弊社内のメンバーも同様に、慣習から脱することに戸惑う人もいます。それでも「KANNA」なら、使ううちに自然と操作に慣れ、DXツールに不慣れであっても、そこまでの時間をかけずに使いこなせるに違いない。そう思えたことは、「KANNA」の本格導入に向けた大きな後押しになりました。
 
実際に「KANNA」の運用を始めた今、新たなツールの導入に懐疑的だった弊社のメンバーも、ふと思い出したように「『KANNA』って便利だね」とつぶやいていますよ（笑）。協力会社の皆様が「KANNA」を利用くださっている以上、弊社のメンバーも無視するわけにはいきません。“外堀を埋める”と言っては語弊がありますが、協力会社への浸透を徹底したことが社内にも生きています。
 

“働き方改革”が進む今、投下時間に頼らない生産性の向上を目指し、利益を生み出す

—— パートナーである協力会社を起点に「KANNA」を浸透させ、全体を動かす。その結果、多くの効果を得られていますが、最後に御社の今後の発展について、展望をお聞かせください。
 
近藤様：おっしゃるとおり、「KANNA」の導入後、多くの効果を実感できています。業務の効率化と円滑化、コンプライアンスの強化のほかに、未来に向けて積み上げていくべき私たちの業務履歴を残していくためにも、「KANNA」は大いに役立ってくれるはずです。
 
管理者である私たちが現場の状況をどのように把握し、どう伝え、協力会社がどのように施工したのか。こうした履歴を残すことについても「KANNA」の導入前は、管理担当者の裁量に委ねていた側面があります。しかし、業務履歴を誰が見ても理解できるように整理するには、それなりの時間がかかります。“働き方改革”が叫ばれる今、事細かな資料の整理を強いるのは簡単ではありません。
 
それが今では、案件に関わる書類や図面に写真といった資料はもちろん、協力会社との細かなやり取りも、すべてが「KANNA」に保存されていきます。整理の手間をかける必要なくアーカイブされていくため、情報管理の属人化が防止でき、引き継ぎもスムーズになります。

生産性を向上させるには、投下時間を増やせばいい。そう言われた時代も、今は昔です。“働き方改革”や“建設業界の2024年問題”が叫ばれるなか、今よりも投下時間を増やすといった選択はあり得ません。そうである以上、DXツールの力も借りながら業務効率化を推進し、投下時間に頼らない生産性の向上を目指す。「KANNA」を導入したのも、こうした目的の達成を見据えてのことです。
 
「KANNA」を導入したことで、情報共有の精度が上がったからでしょう。「KANNA」の運用開始後は管理担当者が現場に立ち合う頻度を削減できていますが、それによる問題は今のところ発生していません。各地にある管理物件を回るには、それなりの交通費が生じます。立ち合いの頻度だけでなく、移動にかかる経費が定量的にどれだけ削減できたのか、しっかりと検証していくつもりです。
 
つまり「KANNA」の導入は業務効率化にとどまらず、生産性向上の一助。「KANNA」の本格運用開始から1年が経ち、確かな効果が実証されているからこそ、今後は基幹システムとの連携や他部署への推進も視野に入れています。こうしたDXツールも支えに、さらなる生産性向上を目指していきます。
 
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