【システム天井の現場】脱・SNSアプリにより、情報共有も出面管理も、さらにはコミュニケーションも円滑化！

右肩上がりだからこそ生じた、デジタル管理の必要性

—— はじめに、御社・株式会社SEEDの事業内容をお教えください。

牧野様：店舗やオフィスの内装工事に従事しています。なかでもメインは、システム天井ですね。システム天井はメンテナンス性が高く、設備の移設やレイアウト変更もしやすい利点があります。以前は都心を拠点とする企業様のご依頼が中心でしたが、最近は地方からのご依頼も増え、うちでは再開発が進む福岡にも拠点を設けています。

—— 都心ですと、誰もが知る大型物件も手掛けられているそうですね。

牧野様：はい。著名なビルの施工にも携わることができ、そのおかげか、従業員も順調に増えています。2013年の創業当時は4名の少数精鋭でしたが、今は私を含めた15名の職人が精を出しています。ありがたいことに、今年の春にも3名の仲間が新たに加わりました。

—— 依頼も従業員も増えるなか、「KANNA」を導入された理由は何だったのでしょう？

牧野様：「KANNA」を導入した理由のひとつが、まさにそこです。従業員が少なかった当時は、多くのことが対面で済んでいました。現場に関する情報は口頭で伝えればいいし、図面は手渡しすればいい。しかし、従業員が増えてくると、そうはいきません。

そこで以前はSNSアプリを利用していましたが、ちょっとした煩わしさは否めず。特にチャットに投稿した、図面データの保存期限に悩まされていましたね。履歴をさかのぼり、ようやく図面にたどり着いたと思いきや、すでに期限切れ。ガクッとしますよ（苦笑）。

それに当時は従業員の出面管理に関しても、SNSアプリに頼っていたんです。現場ごとの出退勤の時間を投稿してもらい、私がその履歴をさかのぼりながら1か月分の帳簿にまとめるという。これも少人数なら大した手間ではありませんが、人数が増えると大変です。

一元的なクラウド管理が“万が一”に備えた安心感に

—— 実際に「KANNA」を導入され、いかがでしょうか？

牧野様：特に重宝しているのが、報告機能です。うちでは施工写真や図面だけでなく、「KANNA」の報告機能に出退勤の時間も入力してもらっています。おかげで進捗把握も出面管理も、かなり楽になりましたね。レポート機能を使って現場ごとにまとめた1か月分の出面報告を作成すれば、きれいに整理された形で確認できる。チャットの履歴を延々とさかのぼっていた煩わしさが解消されました。

それに「KANNA」があれば、案件情報を一元的にクラウド化できます。これにも助けられていますね。言うまでもなく、天井は高い。そのため、私たちは高い足場の上での作業が基本です。うっかりスマホを落としてしまうと、けっこうな確率で壊れるんです（苦笑）。

すると、ローカルにメモしていた情報や保存していた写真は消えてしまいますよね。それが「KANNA」の導入後は、現場に関わる情報は案件ごとに立ち上げたグループチャットに投稿すればいい。そうすれば、自動的にクラウド保存されます。スマホが壊れてしまってもクラウドから引っ張ることができ、この安心感は地味にありがたい。デジタルの便利さを実感しました。

—— では、「KANNA」の操作感はいかがでしょう？

牧野様：うちは若手の職人が多いこともあって、特に難しさは感じません。そもそも、こうした施工管理アプリを検討する段階で、SNSアプリのように操作できるツールを探していたんです。そうしたところ、知り合いの企業から「KANNA」をご紹介いただきまして。

導入から2年近くが経ちますが、今では新入社員にも「KANNA」のアカウントを付与しています。早く操作に慣れてもらうため、「KANNA」に立ち上げたグループチャットに自己紹介文を投稿してもらうんです。でも、操作に戸惑う若手はゼロですね。さすがは若者です（笑）。

SNSアプリにはない、仕事とプライベートの明確な線引き

—— なるほど。自己紹介を通じ、まずは実際に操作をしてもらう、と。

牧野様：はい。各案件とは別に従業員同士のコミュニケーションを目的としたグループチャットを立ち上げ、そこに投稿してもらっています。自己紹介だけでなく、社内レクリエーションの連絡に関しても、そのグループを活用していますね。最近ではキャンプをしましたが、写真を投稿してくれる従業員もいるんですよ。いい思い出になります。

従業員同士の親睦を深めるためのイベントって、仕事とプライベートの線引きが曖昧になりがちですよね。親睦のためには飲み会も大切ですが、線引きが難しい。でも、仕事専用の「KANNA」を通じて連絡すれば、仕事とプライベートの線引きがしっかりできます。

—— 「KANNA」の意外な活用法に、ハッとさせられました。

牧野様：「KANNA」に立ち上げたチャットを、自分専用のメモ代わりとしても活用しています。さまざまな書類に必要になる従業員の住所や生年月日をメモしておくんです。責任者しか閲覧できない設定にして従業員のプライバシーを守りつつ、そのチャットスレッドを開けば、各々の情報をすぐに見返すことができる。これも地味に重宝しています。

過去の成功に倣い、今後も事業拡大に向けた機能の活用を

—— 「KANNA」をさまざまに活用されていますが、満足度はいかがでしょう？

牧野様：便利に使っていますし、今後はさらに活用の幅を広げていきたいと考えています。というのも、最近、デジタルに強い従業員が仲間入りしたんです。彼女はパソコンが得意なので、今後は「KANNA」から出力したCSVデータも活用していけるかな、と。そうすれば、出面管理もこれまで以上にスムーズになるはずです。

—— それでは最後に、今後の展望をお聞かせください。

牧野様：うちの強みは、とにもかくにもシステム天井です。けっして広い業界ではありませんが、だからこそ、まずはシステム天井のトップに立ちたい。それが私たちの目標であり、そのためには、より効率的な施工管理を進める必要があります。

2年ほど前に「KANNA」を導入した最たる理由も、ご依頼や従業員が増えるに従って、管理が難しくなっていたからです。そこでSNSアプリからの脱却を試みましたが、案件情報の周知も出面管理も、どちらも効率化したのを実感できました。となれば、今後も「KANNA」の機能を活用し、事業を拡大していきたいと思います。