自動車整備の写真管理を効率化。請求漏れを防ぎ、丁寧な仕事を実現した老舗工場のDX

目指すは請求漏れからの脱却。創業57年の老舗が目指す、丁寧な仕事の見える化

—— はじめに、サクラ自動車有限会社の事業内容をお教えください。
 
鈴木様：自動車整備を中心に、中古車販売、自動車の電装品やパーツの取り付けを行っています。特に自動車整備に関しては、国の検査場と同基準の設備が整った国土交通省認可の指定工場を併設しているため、お車の検査はすべて当社の工場内で完結します。軽自動車や国産車に輸入車、さらにはタクシーやハイヤーといった業務用車両の整備実績も豊富にあり、当社は徳島県の有料民間車検工場にも指定されています。
 
当社のメインのお客様は、お話したとおりタクシー会社です。一般のお客様や貨物車両の整備も承っていますが、ご依頼の9割はタクシー会社さまで、車検から一般整備、修理まで、幅広くご依頼をいただいております。

 
—— タクシー会社からのご依頼が9割を占める御社で、どのような課題があったのでしょうか？
 
鈴木様：当社の目標は、お客様からお預かりした車両をスムーズに管理し、請求漏れをなくすことです。タクシー会社さまのお車は、走行距離が長く、細い道も走るため、小さな傷が頻繁に発生します。
 
私たちの仕事は、そうした傷の整備や修理です。しかし、同じタクシー会社のお車は塗装もデザインも似ているため、見分けるのがとても大変。車両保険の申請には、修理前後の写真を提出する必要があるため、以前からデジカメで撮影はしていましたが、似た車両の写真が大量に溜まってしまい、「これはどの車だろう？」と、撮影日と見比べながら識別するのに本当に苦心していました（苦笑）。
 
車両保険を利用しない場合には、現場の整備士が忙しさから撮影を省いてしまうこともあります。これもタクシー業界の特徴として、仕上がりの美しさよりも、整備のスピードを求める会社が大半。1分1秒でも早く車を営業に戻したいというご要望に応えるため、整備士たちは整備作業に集中せざるを得ません 。

その結果、写真が残らず、請求漏れが発生することもありました。例えば、「この傷を直して」と持ち込まれた車両であっても、よく見るとお客様がおっしゃった傷とは別に、細かな傷が付いているケースもあります。現場の整備士はその小さな傷も、きれいに板金してからお客様に車両をお返ししていますが、写真が残っていないと請求書を作成する事務方の私は、メインの傷の分しか請求できません。今思うと、ずいぶんアバウトな請求をしてきたな、と反省しています（苦笑）

私たちは、ただ利益を上げたいわけではありません。これまでの信頼関係を大切にしながら、整備士たちの丁寧な仕事をきちんとお客様にお伝えしたいのです。丁寧な仕事をしたからには、お客様にもそのことをお示ししたい。私は夫との二人三脚で会社を運営していますが、私以上に長く自動車整備業界に身を置く夫も、「仕事をしっかり明示した上で、割引するやり方が理想だ」と言っています。
 
それが実現すれば、お客様は「こんな小さな傷まで直してくれたのか」と、さらに信頼を深めてくださるはずです。そのためには、整備士に負担をかけず、簡単に写真が撮れて、整理も楽にできるシステムが必要でした。そんなシステムはないものかと探していたところ、たどり着いたのがKANNAでした。
 

現場の使いやすさと導入ハードルの低さが決め手

—— 手軽な写真撮影と円滑な管理のためのツールとして、KANNAを選ばれた理由をお聞かせください。
 
鈴木様：一番の決め手は、スマートフォンで撮った写真が、自動的に私（事務方）と共有されることです。うちには20代の若手整備士が2人いるのですが、彼らにとってスマートフォンの操作はお手の物。以前は車両保険を使う場合だけ撮影をお願いしていましたが、スマホなら全車両の写真撮影をお願いしても、気が引けません。
 
これまでは工場にデジカメを1台置いていましたが、整備士は手が汚れていたり軍手をしていたりするので、デジカメの操作が大変でした。しかし、スマホなら各々が作業着のポケットにいつも入っていますし、片手でサッと簡単に撮れます。しかも、撮影した写真は案件ごとに整理されて共有されるので、「この写真はどの車両？」と迷うこともなくなります。例えば、「1車両＝1案件」のように車両のナンバーごとに案件を作成すれば、整備士も私もわかりやすい。

また、スマホとパソコンの両方に対応している点も魅力でした。現場の整備士はスマホが便利ですが、私は事務作業にパソコンを使います。KANNAとは別に、自動車整備に特化した管理ソフトも導入しているのですが、そのソフトはパソコン専用なので、スマホで撮った写真を取り込む手間が発生してしまいます。しかし、KANNAならスマホで撮った写真がクラウドに自動で保存されるので、パソコンからも簡単にダウンロードできます。この2つのソフトを併用することで、管理業務全体の効率化が期待できるんです。
 
それにKANNAは初期費用が0円だったことも大きかったです。実は導入を検討する前からKANNAの存在は知っていたものの、「施工管理ツールだから、自動車整備とは相性が良くないかも」と思っていました。ですが、試しに無料登録したところ、「これは使える！」と感激してしまって（笑）。私たちのような中小企業にとって、導入コストはDXへの大きな障壁。「失敗したら…」と思うと、なかなか新しいツールには踏み切れません。でも、KANNAは違いました。
 

「若手の力」がベテランのDXを後押し。無理なく、一歩ずつ進める業務改善

——最後に、KANNA導入後の期待と、他社へ向けたメッセージをお願いいたします。
 
鈴木様：KANNAを活用すれば、写真の撮影も管理も「圧倒的に楽になる」。この効果にはもう、間違いないと確信しています。また、写真機能だけでなく、チャットも積極的に活用していきたいですね。私は10年前に夫が家業を継いだのを機にこの業界に入ったので、整備の知識はまだまだ完璧ではありません。これまでは、整備記録を作成するために整備士に口頭で説明してもらっていましたが、KANNAのチャットに「ここを直しました」と写真付きで投稿してもらえれば、その都度確認に行く手間がなくなります。「写真を投稿した人＝整備した人」と誰がどの車両を担当したかも明確になり、不明な点があれば、すぐに本人に尋ねてスピーディーに情報を得ることができます。

工場と事務所は同じ敷地内にありますが、確認のたびに行き来していては、事務作業がなかなか進みません。KANNAのチャットを使えば、移動の必要がなくなり、私は自分の仕事である事務作業に集中できます。特に「部品を交換しました」といった連絡を写真付きでもらえれば、在庫管理もスムーズになります。以前は「部品が足りなくなったらどうしよう」と不安で過剰発注をしてしまい、在庫の山に頭を悩ませていました（笑）。
 
自動車整備のDXにはコストがかかるというイメージがあるかもしれません。でも大切なのは、従来のやり方に固執せず、気になるツールを柔軟に試してみることだと思うんです。KANNAは初期費用が無料なので、最初の一歩をためらうことなく、「少しでも楽をしたい」という気持ちを行動に移せます。
 
また、ベテラン整備士の中には、デジタルツールに抵抗がある方もいるかもしれません。でも、そこは無理せず、一歩一歩で良いんです。スマートフォンに慣れている若手整備士が使いこなせるようになれば、彼らがベテランをサポートしてくれるでしょう。そうした期待を持てるのも、KANNAの導入効果を確信しているからこそ。事務作業だけでなく、現場の整備士の負担も減る。現場と事務、両方の業務が効率化するという期待があるからこそ、KANNAの積極的な活用に迷いはありません。