事務作業工数40%削減。「徹底した顧客管理」が信頼を生み、大手ディーラーとの大型契約獲得を実現

ディーラー・協力会社・エンドユーザー ——複数の登場人物が絡むEV充電設備工事

―― はじめに、貴社の事業内容と、EV充電設備関連事業の概要についてお教えください。
 
石澤様：弊社は新潟県新潟市に本社、東京都内にも事務所を構え、2拠点で事業を展開しています。もともとは電気通信業でしたが、時代の変化とともに建設業に近い電気工事へとシフトしてきました。 現在の主な事業は、EV充電設備事業、太陽光発電、LED工事、電波通信障害の調査業務などです。中でも私たちのチームが注力しているEV充電設備は、ここ5年ほどで軌道に乗り始めた事業です。

事業の特徴としては、B to BとB to Cの両方がありますが、基本的な取引先は自動車ディーラーです。多くの案件は大手自動車会社のディーラーからの流入で、約9割が紹介案件、直接エンドユーザーからのご依頼は1割程度です。車を買う時はディーラーで購入しますよね。電気自動車も同じですが、充電器工事は、私たちに紹介していただく形です。業務委託契約を結び、お客様の情報をお預かりして、アポイントから現地調査、お見積もり、工事を全国各地の協力会社様と連携して施工を行っています。
 

「言った・言わない」や情報の属人化がリスクに

―― 従来の進捗管理ではどのような“困りごと”が多かったでしょうか？
 
石澤様：この事業は「弊社・ディーラー様・お客様・現地の協力会社様」と登場人物が非常に多いのが特徴です。 以前は、案件の申し込み方法が統一されておらず、メール、電話、FAXなどバラバラに来ていました。そのため情報が属人化しやすく、担当者が変わると情報が追えないことや、「言った・言わない」のトラブル、進捗確認の連絡コストが発生していました。
 
原様：現場写真の管理も大変でした。デジカメやスマホで撮影した写真を、一度パソコンに取り込んでフォルダ分けし、Zipファイルにしてメールで送る、といった手間がかかっていました。協力会社様によってはSNSアプリなどで送っていただくこともありましたが、結局は社内で管理するために、PCへ移し替える作業が発生。手間もかかるうえに、リアルタイムでの共有が難しい状況でした。
 

「多機能」よりも「直感的な使いやすさ」を重視

―― KANNAを導入する決め手になったポイントを教えてください。
 
石澤様：これまでも業務効率化のために、様々なツールにチャレンジしてきました。しかし、機能が多すぎて使いこなせなかったり、感覚的に使いづらかったりと、社内に定着しませんでした。 社外のディーラー様や協力会社様も含めた多くの人とスムーズに連携するためには、多機能であることよりも、誰でも直感的に使える「分かりやすさ」が必要だと感じていました。
 
実は以前、ある大手企業様の案件で、私が外部メンバーとしてKANNAに招待されたことがあり、そこで「使いやすいな」と感じたのが、KANNAを知った最初のきっかけです。導入の決め手は、圧倒的な「直感的操作性」と、自分たちの業務に合わせて項目を自由に設定できる「カスタマイズ性」。弊社の場合、単なる現場管理ではなく、お客様ごとの進捗を管理する「顧客カルテ」のような使い方がしたかったのですが、KANNAならそれが実現できると確信しました。
 

「顧客管理カルテ」として活用。色分けでステータスを一元管理

―― 現在、KANNAはどのように使用されていますか？
 
原様：私たちはKANNAを「工事現場」単位ではなく、「お客様（個人）」単位の管理ツールとして使用しています。具体的には、お客様のお名前、車種、納車時期、現地調査希望日などをテンプレートに入力し、まさに「カルテ」のように情報を集約しています。

特に活用しているのが「進捗管理」です。お問い合わせから現地調査、お見積もり、ご契約、設置工事の日程調整、工事完了といったステータスを色分けして視覚的に管理しています。これにより、どの案件がどこまで進んでいるのかが、社内だけでなくディーラー担当者様にも通知が届くためリアルタイムで共有できるようになりました。また、現場の報告機能も活用しており、現地調査や施工完了後すぐにスマホから写真をアップロードしてもらうことで、帰社後の事務作業が激減しました。

▲「進捗状況」をカテゴリ別で色分けし、一目で状況が分かるように工夫をしている

▲案件ごとのボックスに色付け。「黄色＝秋田県」「赤＝山形県」「青＝青森県」とエリア別に色分け

事務作業40%削減。さらに「安心な管理体制」が評価され大型契約獲得

―― KANNA導入前と比べて、案件管理の手間はどれくらい減りましたか？実感された効果をお聞かせください。
 
石澤様：事務作業的な工数が40%程度削減できていると感じています。以前はエクセルで手入力していた管理業務が、KANNAに集約されたことで大幅に効率化されました。頭の中のごちゃごちゃした情報が整理されたことが何よりのメリットです。
 
また、これまではお客様情報を紙の書類で管理し、確認や追記を行っていましたが、今ではKANNA上でそれ以上の情報を一元管理できています。そのおかげで、外出先からでも必要な情報をすぐに確認・更新できるようになり、現場の機動力が格段に上がりました。
 
そして何よりお伝えしたい効果は、「売上への貢献」です。 この夏、大手自動車ディーラー様との新規契約が決まりました。B to B to CのEV充電工事において、ディーラー様は「お客様情報の管理」や「トラブル回避」に大きな課題を感じていらっしゃいます。
 
そこで、私たちが「KANNAを使えば進捗が可視化でき、お客様管理のトラブルを防げます」とプレゼンしたところ、その管理体制を高く評価いただき、契約に至りました。今では、単なる業務効率化ツールではなく、他社との差別化を図り、信頼を獲得するための強力な営業ツールになっています。
 

「受注の完全自動化」を目指す

―― 今後、KANNAを活用して目指したい業務体制や、新たに取り組みたい活用方法はありますか？
 
石澤様：今後は、入り口の部分、つまり受注の自動化を進めたいと考えています。Webの申し込みフォームなどとKANNAを連携させ、お客様や紹介者が入力した内容がそのままKANNAに反映される仕組みを作りたいです。これが実現すれば、入力の手間がなくなるだけでなく、よりスムーズでミスのない体制が構築でき、取引先へのさらなるアピール材料になると考えています。

「合言葉はKANNA」。信頼と安心をつなぐツール

―― 最後に、同じような業務をされている企業に向けて、KANNAをおすすめするとしたらどの点をお伝えしたいですか？
 
石澤様：正直なところ、ライバルが増えるので同業他社にはあまり教えたくないというのが本音です（笑）。ですが、あえておすすめするならば「一元管理によるコスト削減」と「トラブル回避」ですね。縦（社内）と横（協力会社・取引先）の連携がスムーズになり、重要なお客様情報を守りながらリスクマネジメントができます。
 
現在、社内や協力会社様との間では「とりあえずKANNAに入れといて」「KANNA見ておいて」が共通言語になっています。「合言葉はKANNA」、この言葉だけで安心と信頼を共有できる、それがKANNAというツールだと思います。