「どうなっている？」の電話が激減。協力会社と円滑に進めるマンションの原状回復工事

建物管理のプロ集団が抱えていた、情報共有の慢性的な課題

—— はじめに、野村不動産パートナーズ株式会社の事業内容をお教えください。
 
山里様：野村不動産ホールディングスのグループ企業として、建物全般の運営管理を行っています。当グループの強みは、「製・販・管一貫体制」です。各社が連携し、建物の製造も販売も管理も一丸となったサービスをご提供しています。その中でも、管理を担う当社の業務は多岐にわたります。ビル・施設のファシリティマネジメントやプロパティマネジメント事業、マンションや公共施設、社会インフラであるデータセンターなど、さまざまなアセットの管理事業と、そこから派生する建築設備工事、施工管理、リフォームなども含めた幅広い領域で建物の運営管理を手掛けています。

なかでも私と三角は、プロパティマネジメント事業における住宅部門に所属しています。プロパティマネジメントのみを専業とする他社と比較すると、事業規模は小さいかもしれません。しかし、建物管理のプロ集団である当社のノウハウを生かし、運用から設備管理、賃貸管理まで、一気通貫の体勢を構築しています。
 

Excelは読み取り専用、メールは情報が埋もれる。アナログな管理の限界

—— 住宅部門にKANNAを導入した背景には、どのような課題があったのでしょうか？
 
山里様：私たちが管理しているのは、野村不動産グループが展開する「PROUD FLAT」シリーズや「プライムアーバン」シリーズを中心とした賃貸マンションです。お客様が退去された後、次の入居者様を迎えるためには原状回復工事が不可欠です。しかし、実際の工事を担う協力会社や営業担当との連携に課題を抱えていました。どの部屋がいつ退去になり、工事をいつ行い、いつ完了し、いつから新規募集を始められるのか、円滑な情報共有ができていなかったのです。

 
三角様：KANNA導入前は、退去から新規入居までの進捗管理をExcelで行っていました。社内の誰かがファイルを開いていると「読み取り専用」になり、情報更新ができません。時間を置いてから作業をしようとファイルを閉じても、他の仕事に追われ、情報更新に遅れや漏れが生じることもありました。
 
また、管理表の視認性の低さも課題でした。退去日や工事日程だけでなく、オートロックの番号や工事を担当する協力会社名など、共有すべき情報は膨大です。情報が増えるほどExcelの表は複雑になり、必要な情報を探すのに時間がかかっていました。
 
社内の情報共有はExcelでしたが、協力会社の方とのやり取りは電話かメール。特にメールは悩みの種でした。関係者にCCを付ける文化があり、大量のメールに重要な情報が埋もれてしまうこともあります。

協力会社の方とは、主に見積もりに必要な写真のやり取りをメールで行っていました。メール添付ではデータ容量に制限があるため、数枚の写真をPDFにまとめて送ってもらっていましたが、画質が粗く、細かい部分が確認できません。「この箇所を詳しく見たいので、アップにした写真を送ってください」と再撮影をお願いすることもありました。

 
山里様：再撮影をお願いすると、協力会社の方に負担をかけるだけでなく、私たちにも待ち時間が発生し、お互いに非効率です。しかも、原状回復の進捗管理を担当するのは3名のみ。この少人数で200棟以上のマンションの原状回復工事を管理し、協力会社や営業担当、マネジメント担当者にも迅速に情報を共有しなければなりません。しかし、Excelやメールを主とした管理方法では、すでに限界の状態でした。
 

「すでにKANNAを活用しています」、協力会社の声が導入を大きく後押し

—— 漏れや遅滞のない情報共有のツールとして、KANNAを選ばれた理由をお聞かせください。
 
三角様：決め手は、なんといっても視認性の高さです。必要な機能がコンパクトにまとまり、どこに何があるのか直感的にわかるデザインに惹かれました。実は、KANNAの他にも建設業に特化した管理ツールを検討しましたが、専門性が高すぎて使いこなせないのでは、という懸念があったのです。その点、KANNAは機能もデザインもシンプル。社内はもちろん、協力会社の方も含め、関係者全員が簡単に使えると感じました。

私たちはKANNAを「1部屋＝1案件」として活用しています。部屋ごとの基本情報、見積書などの資料や写真まで、すべてが案件ごとに整理され、他の部屋の情報と混同することなく、必要な情報にすぐにたどり着けます。また、案件ごとに関係者を招待でき、社外秘の設定もできるため、社内外で情報共有ツールを分ける必要がなく、一元管理できることも大きな決め手でした。
 
山里様：さらに、導入前に協力会社の方に意見を伺ったところ、一部の会社からは「すでにKANNAを使っています」という声があがりました。情報共有ツールは、全員が使いこなせてこそ導入効果が最大化されます。通常なら根気強い説明が必要ですが、すでに使っている会社があるなら話が早い。これも導入への大きな後押しになりました。ちなみに弊社は、私たちプロパティマネジメント事業本部のほか、リフォーム事業本部でもKANNAを導入しています。
 

業務効率化がもたらした、ストレス軽減と協力会社の負担減

—— 実際にKANNAを導入されて、どのような効果がありましたか？
 
三角様：周囲の状況に左右されることなく、必要なタイミングで情報を更新でき、すぐに情報にたどり着ける。これが最大の変化であり、効果だと感じています。Excelで管理していた当時は「読み取り専用」の表示が出るたびに無駄な待ち時間が発生し、情報を探すにも複雑な表や大量のメールと格闘していましたが、今はKANNAの検索窓にマンション名と部屋番号を打ち込むだけです。
 
案件ごとのページを開けば、基本情報から資料、写真まで、すべてが一元的に確認できます。情報を案件ごとに整理できたことで、資料を取り違える心配もなくなりました。特に見積書は金額が変わっても書式は同じなので、どれが最新版か判別するのが大変でした。しかし、KANNAではフォルダ内の資料に更新日が表示されるので迷いません。結果として、発注ミスも減少しました。
 
山里様：KANNAの導入前はちょっとしたことの確認にも、すぐに私や三角のもとに電話がかかってきていました。それが今はKANNAから必要な情報を取得できるため、電話を受ける頻度が格段に減りました。電話がかかってくると仕事の手を止めざるを得ないため、あまりに頻度が多いとストレスになりますが、それも解消されています。必要な情報に迷いなくアクセスできる便利さは、私たちだけでなく、社内の関係者全員が享受できていると思います。
 
また、社内だけでなく、協力会社の負担も軽減できたのではないでしょうか。すでに三角がお話しした通り、これまで見積りに必要な写真はPDFにまとめてお送りいただいていましたが、現在はKANNA上に「リビング」「寝室」「バスルーム」というように細かくフォルダを作成し、アップロードいただいています。以前はPDFに写真をまとめる都合上、ある程度、写真の枚数を絞っていただいていましたが、データ容量の制限なく写真をアップできるようになった今、その必要はありません。

部屋全体を写した引きの写真から設備の詳細を写した寄りの写真まで、協力会社の方が豊富に写真をアップロードくださるので、再撮影をお願いすることもなくなりました。協力会社の方からすれば、以前は必要だった写真を選定する手間も、PDFにまとめる手間も一気に解消されたのですから、KANNAによる業務効率化は明らかです。
 

KANNAの活用浸透が社内に示した、進捗管理の“然るべき形”

—— それでは最後に、KANNA活用における今後の展望をお聞かせください。
 
山里様：円滑な進捗管理とは何なのか。KANNAの活用により、その「あるべき形」を社内に示すことができたのではないでしょうか。長年、Excelとメールでの管理に限界を感じていましたが、慣れ親しんだやり方を変えるのは簡単ではありません。しかし、操作説明はもちろん、DXによってどんな作業が不要になり、どう仕事が効率化するのか、導入の目的と効果を丁寧に説明し続けた結果、お話ししたような業務改善を実現できました。
 
そういった意味で、当部門におけるKANNA導入は、業務効率化に向けた第一歩です。マンションの賃貸管理にはさまざまな業務があり、今はその一部をDXできたにすぎません。KANNAの導入効果を実感できているからこそ、今後はまず、入居中物件の修繕工事の管理にもKANNAを横展開し、さらなる連携強化と業務効率化を進めていきたいと考えています。