紙もペンもFAXも不要。報告書の即時作成・共有を叶える「KANNAレポート」で管理側も現場も負担減

情報も連絡履歴も「KANNA」で一元化でき、現場の品質向上

—— 2022年から「KANNA」を導入されている三井デザインテック。どのような業務に「KANNA」を活用され、導入から2年以上が経過した今、どのような効果を実感されていますか？
 
水越様：私たち三井デザインテックは、オフィスやホテルに商業施設、医療・福祉施設から個人のお客様のお住まいまで、幅広く空間デザインをご提供しております。その際の施工管理に「KANNA」を活用しています。

内装工事やリフォーム工事のいずれにしても、適切な施工管理のためには、現場の写真を記録としてこまめに残していくことが重要です。にもかかわらず、以前は写真撮影を現場の担当者に一任していたことから、撮り漏れが生じてしまうケースがありました。それが「KANNA」なら撮影からアップロードまでワンストップで完了でき、写真がアップロードされるたびにプッシュ通知がされます。さらに、その写真を案件に関わるメンバー全員が閲覧できるため、「今日は写真のアップロード通知がこないぞ？」と、誰かしらが気づきますよね。その結果、写真の撮り漏れが格段に減りました。
 
宮原様：そうした写真管理はもちろん、「KANNA」は案件に関わるコミュニケーションも作業報告も、すべてをアプリひとつでできることから、今では「あの資料、『KANNA』に入れておいて」「今の連絡事項、『KANNA』にも入れておくから」といった会話が日常業務の中で定着しています。案件情報にアクセスするには、「KANNA」を開けばいい。非常に効率的になりました。
 
水越様：現場管理も、協力会社とのやり取りも、「KANNA」の導入前は担当者しか情報を把握していないことがあり、業務が属人化する傾向がありました。そのため、誤りに気づきづらく、対応が後手にまわる事がありました。しかし、「KANNA」を活用し始めて、関係者全員が案件の現状を把握できます。

「KANNA」にアップロードされる情報やチャット機能などを用いたコミュニケーションの履歴をこまめにチェックしていれば、私たち管理側が「この部分は、こうした方が良い納まりになるぞ！」と、事前に指摘することで「KANNA」の導入後は、現場の品質精度向上につながっています。 さらに、当社が積極的に取り組んでいるSDGsとしてのペーパーレス化にも貢献でき、また倉庫などの資料保管も不要になりました。これも「KANNA」の大きな効果の一つです。

「KANNAレポート」も直感的に操作でき、現場の方々に好評

—— 「KANNA」の効果を実感され、新たにデジタルで帳票を作成管理できる「KANNAレポート」も導入されました。導入の背景はなんでしょうか？
 
水越様：ミスなく安全に工事を完了するには、当社の検査だけではなく、工程ごとに協力会社の自主検査が欠かせません。一つの工程が完了するごとに現場の方が自主検査を実施し、自主検査報告書としてまとめ、提出いただく必要があります。
 
適切な施工と自主検査が実施されたかどうか、提出いただいた報告書を確認・精査し、次の工程へと進んでいくわけですが、この報告書は紙ベース。項目も細かいため、作業終了後、すぐに作成することは、簡単ではありませんでした。そのため、工程の完了直後、タイムリーに提出いただくことが難しく、管理側に届くまで時間のロスが生じていたのです。
 
それが「KANNAレポート」なら用紙やペンがなくとも、手元のスマートフォンで入力が可能になります。さらに、入力後は同期によって即時共有できるため、報告書の作成やファックスやデスクトップからのメール送信のために事務所に戻る必要がなく、現場の皆さんの負担も軽減され、かつ私どもが求めていたタイムリーな提出が実現できます。
 
宮原様：従来の紙ベースから「KANNAレポート」への完全移行を目指し、すでに実際の運用を開始していますが、現場の皆さんにも好評です。アプリ上で報告書の入力ができるだけでなく、「KANNAレポート」は報告書のフォーマットをExcelからインポートできます。アプリ用に新たにひな形を作成する必要がなく、Excelフォーマットをそのまま応用できる。これは私たち管理側の負担軽減にもなりますが、現場の方々にとってもメリットです。これまで慣れ親しんだ紙ベースのフォーマットの見た目のまま、入力できるので戸惑うことがない。フォーマットが少しでも異なれば、慣れるまでに多少の時間がかかります。しかし、「KANNAレポート」には、そうした煩雑さがありません。

新たに導入した「KANNAレポート」を含め、「KANNA」はどの機能も直感的に操作できます。毎度のようにマニュアルを見ずとも、どこで何ができるか簡単に操作できるからこそ、現場の皆さんも「積極的に使ってみよう」という気になる。私はこの「KANNA」のスマホでの使い勝手の良さを、以前から非常に評価しています。
 

「KANNA」の活用状況を確認し利用率が低ければ操作方法の声掛けをする、パトロールを実施し、利用浸透を高める

—— 現場の方々も積極的に「KANNA」を活用されているとのお話ですが、実際「KANNA」を浸透させるため、どんな工夫や取り組みをされたのでしょう？
 
水越様：宮原が申し上げたように最初に導入した「KANNAプロジェクト」も「KANNAレポート」も使い勝手が良く、操作も簡単です。直感的に操作でき、実際に使うと誰でもその便利さを実感できます。ただ、おっしゃるとおり、何の工夫もしないままでは「まずは使ってみる」という気持ちに至りません。
 
社内のメンバーはもちろん、現場作業に従事いただく協力会社の皆さんにも利用いただくため、私たちが導入前の説明会や定期的な勉強会を開催しています。こうした会では実際に「KANNA」を開きながら運用方針や操作方法をお伝えするわけですが、それでは不十分だと考えます。
 
まだ「KANNA」を使ったことがない方からすると、一通りの説明を受けたとしても、どうしても従来の慣れた方法を選択してしまいます。これを改善するため、定期的に私たち管理側が「KANNA」に登録されている各案件をアプリ上で見て回り、それぞれの活用状況を確認するようにしています。
 
そして、活発な利用が見られない場合には「使い方にお困りですか？」と協力会社の方々にご連絡し、改めて「KANNA」の操作方法を丁寧にご説明する。名付けて、“KANNAパトロール”です（笑）。以前からこうした取り組みを続けていましたが、最近になり、この“KANNAパトロール”に注力しています。

今では「KANNA」の見回りと合わせ、各案件の現場担当者から活用状況の報告を受けるようにしています。お尻を叩くのは「KANNA」の浸透促進を担当する私の役目。ある程度、現場と距離のある立場の者がしたほうが、現場に軋轢が生じにくいですから。
 
宮原様：“KANNAパトロール”は地道な取り組みですが、それをきっかけに「KANNA」を使っていただければ、協力会社の方も便利さを理解くださいます。とは言え、「この機能を使うには、どうすればいいんだっけ？」ということもありますよね。そうした際の対応として、現場に「KANNA」のマニュアルにアクセスできるQRコードを貼り付け、出先でもスマホですぐに確認できるようにしています。
 
こうした取り組みの先に目指すのは、社内のメンバーも協力会社の皆さんも、全員が当たり前のように「KANNA」が業務に組み込まれ、自然に活用できる環境です。そのため、当社のメンバーに対しては入社時のOJTで「KANNA」の運用を前提とした指導をしています。特に「KANNAレポート」に関しては、導入を開始したばかり。今後も引き続き、利用浸透を進めていく考えです。

DXによる業務効率化で、現場の職人さんの負担を軽減していきたい

—— ありがとうございます。それでは最後に、さらなる利用浸透も推進されながら、御社は今後、「KANNA」をどのように展開されていくのか、展望をお聞かせください。
 
水越様：宮原も申し上げたように、まずは「KANNAレポート」の浸透推進に努めなければなりません。「KANNAプロジェクト」と「KANNAレポート」を併用すれば、今以上に管理業務の一元化が進みます。今は検査報告書の作成に「KANNAレポート」を活用していますが、工事の進行にはあらゆる書類が必要になります。例えば、リスクアセスメントやコンプライアンスに関わる報告書の作成も、今後は「KANNAレポート」に移行していく予定です。
 
そして、これは、あくまでも私個人の考えではありますが、ゆくゆくは施工管理に限らず、「KANNA」を当事業部の総合管理ツールの一つとして活用したい。他のシステムと連携をはかり現場に関する情報を「KANNA」に統合できたなら業務管理のすべてを一本化でき、データ活用もはかどるはずです。
 
これを実現するには「KANNA」のさらなる機能拡充が必要になりますし、当社としてもセキュリティやコンプライアンスをはじめ、クリアすべきハードルがいくつもありますが、それでも私は「KANNA」に期待しています。なぜなら、「KANNA」はツールの機能性や利便性の高さだけでなく、営業の方やカスタマーサクセスの方の対応が誠実で丁寧。機能拡充の要望にも、さらなる利用浸透に向けた相談にも真摯に耳を傾け、常に伴走してくださいます。

 
宮原様：「KANNA」スタッフの伴走があるからこそ、私たちも根気強く、利用浸透を続けていかなければ、と思えます。同時に「KANNA」の利用を推進することは、業務効率化のためにも不可欠。なぜなら、工事現場には今もアナログな作業が多くあります。一方、建設業界全体が人材不足にあえぎ、一人の監督が5件、10件の現場を仕切ることも珍しくありません。
 
私たちが「KANNA」を導入したのも、多忙な業務のなかでも頑張ってくださる現場の皆さんの負担を少しでも軽減するためです。今後、さらに社会全体のDXが進んだとしても、建設業は人ありきの業界です。私たちはこれからも業務効率化と向き合い、「KANNA」スタッフにも伴走いただきながら、現場の負担が少しでも軽くなるよう努めて参ります。