あらゆる情報をアプリに集約できるからこそ、細やかな施工管理が“いつでもどこでも”

ヒューマンエラーを起こさないために要する細やかな管理

—— はじめに、御社・株式会社エイチプロスの事業内容をお教えください。

花谷様：屋根や外壁の塗装工事から住宅の防水工事、リフォームにリノベーション、賃貸物件の原状回復工事から大型物件の大規模改修工事まで、建物の総合リフォームに従事しています。個人のお客様や企業様はもちろん、官公庁や行政からもご依頼をいただくため、自社と協力会社様のスタッフを合わせ、常に100人近い人間が業務を行っています。

—— すると、現場管理も大変なはずです。「KANNA」を導入される以前は、どうされていたのでしょう？

花谷様：これは今も同様ですが、現場の差配は私がすべて行っています。特に「KANNA」の導入前は、何事も自分の頭の中で整理していました。施工スケジュールの組み立ても、現場に応じた職人さんのアサインも私の頭の中で取りまとめ、各所に通知していた形です。

一日に複数の現場を請け負っているため、100人とはいっても少数精鋭。弊社の職人も、協力会社様の職人さんも技術に長けていますが、少数精鋭は諸刃の剣です。ひとりの人間に重圧がかかり過ぎれば、ヒューマンエラーが起きる可能性が高まります。

そうした事態を回避するためには、非常に細やかなタスク管理が必要です。細やかな管理を要するからこそ、私が全現場の状況を把握し、すべてを把握する私が現場の管理をしているわけですが、多忙なときには、ちょっとしたメモリーミスが起こります。

導入理由は「デジタルに不慣れ人でも使える」という確信

—— タスク管理のデジタル化が「KANNA」を導入された目的でしょうか？

花谷様：そうですね。より具体的には、デジタルによるタスク管理の一元化です。施工スケジュールや人員配置を考えるときには、これまでもデジタルツールを利用していました。ただ、これを一元化しようとすると簡単ではありません。

同時に情報を一元化し、それをクラウド化できれば、情報伝達もスムーズになりますよね。以前は一週間ごとに施工スケジュールを組み立て、各現場を担当くださる協力会社様にメール通知するような形を採っていました。多いときには一晩に40通ものメールを書くことになり、それだけでも相当の時間を要していたんです。

—— 情報の一元化、一元化された情報のクラウド化を前提に、複数の施工管理アプリを検討されたはずです。なかでも「KANNA」を選ばれた理由はどこにあったのでしょう？

花谷様：第一の理由としては、中小企業である弊社にも無理なく利用できる価格です。いくつかの類似アプリを比較検討しましたが、「KANNA」はコストバランスに長けていました。また、第二の理由はブラウザだけでなく、スマホアプリとして利用できる点です。

私たちの仕事は、ほぼ100％が現場における出張作業。スマホアプリなら、場所を問わずにアクセスできます。しかも「KANNA」は、非常に見やすい。これならデジタルに不慣れな人間でも使えるに違いない。こうした確信も「KANNA」を選んだ大きな理由です。

周囲を丁寧に巻き込みながら、管理も情報共有も効率化

—— 実際に「KANNA」を導入され、いかがでしょうか？

花谷様：まずもって、管理者としての私の業務が効率化しましたね。「KANNA」の良さは、案件ごとに細かな情報を追加できること。複数のツールを横断的に用いずとも「KANNA」を開けば、案件ごとのあらゆる情報を見直すことができます。おかげさまで、施工スケジュールの組み立ても人員配置のマネジメントも、非常にスムーズになりました。

また、情報伝達においても効果を感じ始めています。これまでは案件に関する前提情報はメール送信しつつ、細かな現場のやり取りに関してはLINEを利用していたんです。これはきっと、多くの人がそうですよね。誰だって、慣れた方法のままでいたいものです。正直なところ、「KANNA」の導入に否定的な職人さんがほとんどでした。

しかし、実際に使ってみないことには始まりません。「案件に関わる情報が知りたいときは、まずは『KANNA』を確認すること」「現場の写真はLINEではなく、『KANNA』のチャットに投稿すること」といった簡単なルールを設け、まずは実践いただくようにしました。そうしたところ、効果てきめん。皆さんが少しずつ、「KANNA」の操作に慣れつつあります。

—— なるほど。「KANNA」を浸透させるための策を採られたのですね。

花谷様：そのほかにも「KANNA」の操作方法を周知するため、独自に動画を作ったりもしましたね。私自身はデジタルやITに強いため、ちょっとした動画の撮影なら苦になりません。現場仕事では特に写真の存在が重要になるため、アプリを開き、当該案件のチャットを開き、そこにスマホで撮影した写真を投稿する。この一連の流れを画面録画して。

やはり、視覚的に見ると違いますね。この動画によって、職人さんたちの理解が深まったように思います。もちろん、LINEを利用していた当時から写真の共有は重要でしたが、「KANNA」の導入以降は投稿された写真をアプリ上できれいに整理できるので、後から見直すことも、ダウンロードもスムーズ。これも施工管理の効率化に貢献いただいています。

「KANNA」による効率化から生まれた、新たなバッファ

—— では、「KANNA」導入後の満足度としてはいかがでしょうか？

花谷様：満足しております。私としては、「KANNA」なしには戻れません（笑）。正直なところ、さらなるブラッシュアップを求める点がゼロなわけではありません。それでも非常に満足していますし、今年4月にリリースされたカレンダー機能も便利ですね。

どんなに細やかなタスク管理を心掛けてはいても、現場仕事にイレギュラーは付き物です。事前に組み立てたスケジュール通りにいかないことが多々あります。以前はそうしたスケジュールのズレも私の頭の中で整理していましたが、「KANNA」のカレンダー機能があれば、各案件の進捗状況が視覚的に、パッと把握できます。

しかも、そのカレンダー情報を協力会社様とも共有できる。すると、逐一、進捗状況を摺り合わせる必要がなくなり、先方様にとっても私にとっても効率的です。施工管理においても、情報伝達においても、カレンダー機能に助けられています。

—— それでは最後に、今後の展望をお聞かせください。

花谷様：今後も業績拡大に向け、真摯に頑張るのみです。私個人における「KANNA」導入後の最大の変化は、会社にいる時間が減ったこと。あらゆる案件情報がアプリに一元化できたことから、いつでもどこでも、スマホひとつで施工管理が可能になりました。

それはつまり、自分の中に新たなバッファが生まれたということ。「KANNA」によって生まれたバッファの時間を有効に使い、事業も業績も、より拡大していきたいと考えています。