多店舗展開・スポット案件で頻発する”情報の点在”を解消、管理工数を大幅削減

アナログからいち早くデジタルへ、約5万8000面ものデジタルサイネージを導入

—— はじめに、株式会社クラウドポイントの事業内容をお教えください。
 
鈴木様：私たちクラウドポイントは、デジタルサイネージを中心とした空間演出ソリューションを提供しています。1990年の創業当初はグラフィックデザインを主軸にしていましたが、2004年のLEDビジョン販売開始を機にアナログからデジタルへと事業を転換しました。これまでに全国2万5000カ所、累計5万8000面ものデジタルサイネージを導入してきた実績があります。

「西鉄福岡（天神）駅」内の巨大デジタルサイネージ

企画・設計からコンテンツ制作、施工、さらには保守・運用まで、ワンストップでサービスを提供できるのが当社の強みです。20年以上にわたる実績と、この一貫したトータルソリューション力で、コンビニエンスストアや商業施設、オフィス、交通インフラなど、多岐にわたる場所で私たちのソリューションが導入されています。

「塵も積もれば山となる」、情報の点在が引き起こす非効率な現場

—— 豊富な導入実績を持つ御社。どのような課題を背景に、どちらの部門にKANNAを導入されたのでしょう？
 
曽根様：デジタルサイネージの設置工事部門にKANNAを導入しています。当社では、1拠点施工の「スポット」案件と、店舗の標準化を前提としたコンビニエンスストアのように多店舗展開する複数拠点施工の「多拠点」案件の2種類を請け負っています。どちらにも共通していたのが「情報の点在」という課題でした。案件情報を協力会社の方に伝える際、連絡はメールか電話、資料共有はメール、現場写真の共有はメッセージアプリ、というように、同じ案件の情報でも連絡手段がバラバラでした。特に現場写真のやり取りには頭を悩ませていました。
 
社用携帯がiPhoneなので、協力会社の方もiPhoneユーザーであればメッセージアプリで写真共有が可能です。しかし、全員がiPhoneユーザーというわけではありません。相手がiPhoneユーザーでない場合はメールでの写真送付をお願いするしかなく、相手によってツールを使い分けていました。やり取りを見返す際も、メールを開いたり、メッセージアプリを開いたり…と手間がかかっていました。私は多拠点案件の施工管理を担当しているため、同時並行で多くの方と連絡を取り合うことも珍しくなく、小さな無駄が積み重なっていました（苦笑）。
 
藤川様：案件資料の管理でも同様の非効率が生じていました。図面、仕様書、現場写真は以前からクラウド管理していましたが、保存場所やフォルダ名が人によってバラバラだったんです。私たちは設置後の保守・運用も行うため、不具合が発生した際には迅速な対応が必要です。そのためには過去の資料を素早く確認しなくてはなりませんが、特に別のスタッフが担当した案件の場合は大変でしたね（苦笑）。「この案件の資料はどこにあるんだ！？」とクラウド内を大捜索。まさに、情報の点在が引き起こす非効率でした。

「なんて太っ腹なんだ！」、KANNAを選んだ決め手は、驚きの価格設定と信頼性

—— 情報の点在を解決するためのツールとして、KANNAを選ばれた理由をお聞かせください。
 
岩田様：協力会社との連絡、資料管理、連携、そして進捗管理まで、全てを1つのプラットフォームで実現できる。まさにKANNAには、私たちが求めていた機能がすべて揃っていました。さらに驚いたのは、協力会社の方に付与するアカウントが無制限で無料という点です。多くのDXツールがアカウント数に応じた従量課金制を採用するなか、KANNAは他社向けのアカウントであれば、いくら増やしても料金がかからない。「なんて太っ腹なんだ！」と感心しました（笑）。資料の保存容量も従量課金制ではなく、プランごとの明確な価格設定だったことも、KANNAを選んだ大きな理由です。

KANNAがノンデスクワーク業界の生産性向上を目的に開発されたツールであることも、社内稟議を通す上で非常に有利でした。業務効率化を目的としたアプリは数多くありますが、「協力会社との連絡や資料管理をスムーズにするため」といった提案では、導入目的が曖昧になり、稟議が通りにくいものです。しかしKANNAは、「施工管理における情報連携の効率化」という明確な目的が承認者にも伝わりやすい。加えて、多くの有名企業への導入実績があるため、セキュリティ面も安心できました。ツール選定を担当した私の立場からすると、KANNAだからこその稟議の通しやすさも、導入への大きな後押しとなりました。

 

電話が激減、情報の一元化と直感的な操作性で「現場の困った」を即解決

—— では、実際にKANNAを導入され、どのような効果をお感じですか？
 
曽根様：まず、情報の点在という長年の課題が一気に解消されました。業務連絡から資料展開、現場写真の共有まで、すべてKANNA上で完結しています。特に写真や資料への書き込み機能は、想像以上に便利でした。現場には予期せぬイレギュラーがつきものですが、以前は協力会社から問い合わせがあると、まず電話で状況を説明してもらい、写真送付、確認、そして折り返しの電話で指示を伝える、という流れでした。それが今では電話は不要です。協力会社の方が調整や確認が必要な箇所にマーキングやコメントを書き込んだ写真を送ってくださるので、口頭での説明なしに状況を明確に把握でき、1つの問い合わせに対する指示出しの工数が格段に減りました。
 
協力会社の方に写真への書き込みをお願いできるのも、KANNAならではの利点です。現在のスマートフォンには写真編集機能が搭載されていますが、別のアプリを立ち上げて書き込んでもらうのは、協力会社の方に手間をかけてしまいます。しかしKANNAなら、写真への書き込みも同一アプリ内で完結するため、協力会社の方も快く「KANNAから写真を開いて、書き込めばいいのね？」とスムーズに対応してくださいます。DXツールに不慣れな方でも直感的に操作できるので、活用をお願いする立場としても気が楽ですね。
 
さらに、案件全体の管理も円滑になりました。私が担当する多拠点案件は、複数の同一工事が同時並行で進行し、当社を元請けに1次請けから3次請けまで、数十もの協力会社の方々にご協力いただきます。そのため、同時進行する案件の数も、招待する協力会社の方々の数も膨大になりますが、カスタマイズ機能やデータインポート機能、グループ設定の機能を活用することで、案件作成が非常にスムーズになりました。案件の大枠の情報項目はもちろん、写真を保存するフォルダ名のような細かい設定まで、当初の設定を引き継ぐことができます。招待すべきメンバーを一人ひとり追加する手間もなく、ものの数分で複数の案件を立ち上げられるようになりましたね。

特にカスタマイズ機能には、本当に助けられています。ミスなく施工を進め、情報を蓄積するためにも、協力会社の方には施工前・施工中・施工後と、それぞれ数十カ所以上の現場写真を撮影いただいています。数十カ所以上となると、以前は撮り漏れや撮り直しをお願いすることも少なくありませんでした。しかし今では、KANNA上に作成した写真フォルダそのものがマニュアル代わりです。撮影箇所に加え、フォルダ名にどのような画角で撮影してほしいかを注釈として書き加えておけば、協力会社の方はそれに沿って撮影し、保存するだけ。撮り漏れも撮り直しも激減しましたし、撮影いただいた写真を見返す際もフォルダごとに整理された状態で確認できるようになりました。

現場写真が整理された状態で確認できることは、工事完了後の報告書作成にも有効です。報告書には現場写真の添付が必要ですが、以前は写真を整理するのに一苦労でした。また、現場ごとの施工方法や付帯工事の内容など、メールやメッセージアプリ、電話のメモ書きなど、点在した情報をかき集めて報告書にまとめていました。明らかに非効率でしたが、KANNA導入後は、工事完了後の振り返りとして、協力会社の方に報告機能から必要な情報を提出いただいています。例えば、サイネージの吊り方には複数の種類がありますが、どの方式で吊ったのかをプルダウンの選択式にすれば、時間をかけず直感的に入力できます。現場への負担を軽減しながら、バックオフィス業務も効率化できました。
 
藤川様：報告内容も写真も、KANNA上でのやり取りはすべて案件ごとに自動保存されるため、情報が失われたり、迷子になったりすることがありません。おかげで過去の情報をスピーディーに取り出せるようになり、別のスタッフが担当した案件であっても、迅速なトラブル対応が可能になりました。
 
それだけでなく、協力会社の方々とのやり取りも格段に効率化しましたね。メールだと「お世話になっております」から始まる定型文に余計な時間を割いてしまいますが、チャットならお互いに用件を簡潔に伝えられるので、協力会社の方のレスポンスも速い。電話の回数も明らかに減り、結果的に施工スピードのアップにもつながっています。

顧客満足度向上から働き方改革推進まで「KANNAは現場DXの中核」

—— ありがとうございます。それでは最後に、これからもKANNAを活用いただきながら、どのようにさらなる業務効率化を目指すのか、御社の展望をお聞かせください。
 
鈴木様：KANNAにより、定型文不要でスムーズなレスポンスが可能になり、写真への書き込みで明確な状況把握ができるようになりました。これはまさに「現場の見える化」の実現です。関係者間での情報共有がリアルタイムになり、コミュニケーションのタイムラグや認識のズレが大幅に削減されました。また、記録の即時性と正確性が向上したことで、作業ミスや報告漏れの防止にもつながっています。

案件に関わるあらゆる情報がデジタル保存されていくことは、トレーサビリティの確保や引継ぎ、さらには社内教育にも有効だと感じています。KANNAでは案件ごとの情報がきれいに整理された状態で見返せるため、新入社員でも段階を追うようにして、過去の施工状況を把握しやすくなるでしょう。
 
このように、KANNAは業務効率化、品質安定、顧客満足度向上、さらには働き方改革の推進といった多角的な効果をもたらしています。今後も現場のデジタル化における中核的な施策として、KANNAの活用をさらに深く浸透させていきたいと考えています。