決め手は高い安全性。情報の厳重管理を維持しながら、電子化による業務効率向上へ

膨大な情報を厳重管理しているからこその、時間のロス。

—— はじめに、御社・株式会社アスールの事業内容をお教えください。

山本様：私たちアスールは電気通信工事や電気工事、そのノウハウを生かした防犯カメラの設備工事に従事しています。施設照明のLED化や光ケーブルの配管・配管といったご依頼を多くいただいておりますが、なかでも多いのが鉄道会社様からのご依頼です。

列車防護無線や行先案内表示板、ホームドアや防犯カメラの設置も私どもの業務ですが、これらは設置したら終わり、ではありません。定期的なメンテナンスはもちろん、駅を利用される方々の安全のためには、急な点検や修理にも即座に対応することが不可欠です。

—— では、「KANNA」を導入された背景には、どのような課題があったのでしょう？

山本様：課題としていたのは、まさに急な対応の部分です。特に防犯カメラは駅の至るところに設置され、設置された場所ごとに画角も、カメラのメーカーや品番も異なります。少しでも不具合が生じると、駅のご担当者様からご連絡が入りますが、実際に点検に伺うには、まずは不具合が生じたカメラの情報を確認しなくてはなりません。

しかし、私どもが管理している防犯カメラの数は膨大です。どこの駅のどの場所に、どの品番のカメラがどのような画角で設置されているのか。情報をまとめた帳簿を作成していましたが、この帳簿を保管しているのは事務所です。別の現場に出向いている場合でも、点検に伺う前には事務所に戻らなくてはいけない。これでは時間のロスです。

安全性の高さが「KANNA」導入を決めた最大の理由に

—— すると、アナログ管理からの脱却が「KANNA」導入の理由でしょうか？

山本様：その通りです。アナログの帳簿にまとめていた情報を電子化できれば、時間の削減になりますよね。正直なところ、導入にためらいがあったことも事実です。防犯カメラに関わる情報は、私たちがご依頼主様からお預かりしているもの。情報流出のようなことは絶対にあってはならず、そこに懸念を感じていました。

—— 情報流出の懸念が払拭されたのは、なぜだったのでしょうか？

山本様：それはやはり、「KANNA」の安全性の高さに納得できたからです。営業の方にご説明いただき、ISO/IEC27001の認証を受けているんだ、と。ISO/IEC27001は国際的な規格であり、厳重な審査を通過していることを知り、それなら大丈夫ではないか、と。

そうした高い安全性を認められながらも操作は簡単。これも「KANNA」導入の決め手になりましたね。以前は従業員同士の連絡に、SNSアプリを利用していたんです。「KANNA」のチャット機能は、まさにSNSアプリと同じような感覚。従業員もスムーズに操作できます。

また、案件ごとに情報を整理できるのも、ありがたいと感じた点です。繰り返しになりますが、弊社が管理する情報は膨大です。文字情報だけでなく、カメラの画角といった画像情報も必要になるため、仕分けのしやすさと保存可能容量の大きさも重宝しています。

「KANNA」による時間削減が、皆様の安心・安全に寄与

—— では、実際に「KANNA」を導入され、どのような変化があったのでしょう？

山本様：管理している防犯カメラの情報が多いため、すべての情報を電子化できているかというと、まだまだです。今も情報の移行を進めている段階ではありますが、それでも急な対応への効率性が、格段に向上したと感じています。

以前は帳簿を確認するために事務所に戻るか、取り急ぎ、事務所にいる者に帳簿を確認してもらうか、そのどちらかでした。いずれにしても情報確認に時間を要していたのが、今では「KANNA」の案件情報にアクセスすればいい。手元のスマートフォンで可能になったことは時間の削減はもちろん、従業員の負担軽減にもなっています。

それに「KANNA」による時間削減は、業務の効率化以上の意味を持つのではないか、と思っております。いうまでもなく、防犯カメラは駅を利用される方々の安心・安全に欠かせません。できる限り、不具合が生じている時間を少なくすることが重要です。

「KANNA」の導入前から迅速かつ正確な対応に努めていましたが、情報の電子化が、それを大きく後押ししてくれています。それに従業員同士の連絡も「KANNA」で済むようになり、管理者としても彼らの動きを案件ごとに把握しやすくなりましたね。急な対応だけでなく、夜間業務の多い弊社としては、案件ごとのチャット機能にも助けられています。

デジタルによる効率化を後押し、さらなる業務拡大を

山本様：もちろん、今後も事業の拡大に努めていきたいと考えています。昨今は在来線だけでなく、新幹線ホームへのホームドア設置も進んでいます。各駅の安心・安全に関わる設置業務に従事してきたノウハウを生かしながら、より多くのご依頼をいただけるように邁進していくまでです。

そのためにも、今後はさらなる電子化を進めたい。今は「KANNA」による情報管理がメインですが、従業員のスケジュールも一元管理できたなら、より業務が効率化するはずです。電子化による効率化を後押しに、これまで以上に迅速かつ正確な仕事を進めていきます。

代表の山本様、従業員の皆様に交じり、弊社カスタマーサクセスも一緒に撮影させていただきました。