製造業の業務フローを「見える化」。失注を削減し、開発スピードも大幅改善

1台ずつフルオーダー。手書きでの顧客情報管理と口頭での共有が招く情報伝達の「壁」

—— はじめに、株式会社アシストの事業内容をお教えください。
 
村上様：スペシャルニーズのあるお子様向けの姿勢保持装置を製造・販売しています。当社の創業者で会長の村上潤は、かつて幼稚園の教諭をしていました。そのころに出会った、肢体不自由のあるお子様をきっかけに「体が不自由な子どもでも楽に座れるイス」をつくることを学び、1991年に「株式会社ひげ工房」を設立。フルオーダーのイスづくりを開始し、さらなる販路拡大を目指して1999年に株式会社アシストを創業しました。
 
以来、私たちは姿勢保持装置メーカーとして、幼児から大人向けまでさまざまな福祉機器を開発し、全国各地の販売店に卸しています。3年ほど前からは販売店を介さない直販も開始しました。何よりの強みは、丁寧なヒアリングによるフルオーダーです。メーカーとして積み上げてきた経験と技術を生かし、お客様一人ひとりの細かなご要望にお応えしています。

—— フルオーダーを強みとする御社。どのような課題を背景にKANNAを導入されたのですか？
 
村上様：直販営業の情報共有と進捗管理に課題を抱えていました。お客様からご注文をいただいた後、どのようなカスタマイズが必要かなどを丁寧にヒアリングし、手書きの用紙にまとめるのが営業の役割です。 
 
お客様のご要望をしっかり把握するには信頼関係が重要です。そのため、お客様一人ひとりに専属の営業担当者がつくような体制を基本としていますが、当社は営業が4人という少人数体制です。別の担当者がヒアリングをすることもあります。KANNA導入前は情報共有の仕組みが確立されておらず、手書きの顧客情報を引き継ぎ、付帯情報は口頭で説明していました。口頭では伝え漏れや記憶違いによる「言った、言わない」が生じることもありますし、何よりこの手書きの用紙が曲者で…（苦笑）。
 
私たちが販売する姿勢保持装置はオーダー性が非常に高いため、顧客情報の記入内容が細かく項目化されているわけではありません。自由に書き込めるフリーの用紙に近いため、イラストを交えながら書き込む者もいれば、すべて文章で記入する者もおり、まとめ方が担当者によって異なり、属人化していました。個々の特徴を把握するまでは、引き継いだ顧客情報の内容を理解するのも一苦労でしたね。

大久保様：属人化は、進捗管理についても同じでした。営業が個々に案件を進めているため、全体でいくつの案件が動いているのかも把握できません。お客様のヒアリングと見積もりのご承諾を経て、当社の製造チームに発注をかけますが、複数の営業から同時期に発注が重なっても、製造チームは事前準備ができませんでした。進捗状況がチーム内で共有されず、クローズドな状態だったのです。 
 
営業チーム間ではExcelで進捗を共有していましたが、当社の製品は国の福祉制度が利用できます。制度の利用には行政への申請が必要なため、受注後すぐに製造に移るわけではなく、申請が下りるまでに待機時間が発生します。お客様・行政・当社という3者が介在するなか、どのお客様の申請をいつ出し、いつ頃に下りるのか、その管理は非常に煩雑でした。 

申請が長引いている場合はこちらから行政に確認する必要がありますが、表形式のExcelでは視認性が低く、どの案件がどのフェーズにあるのか、ひと目で把握できませんでした。もし、進捗状況がひと目でわかる形で、営業チームだけでなく、製造チームや納品後の請求業務を担う事務担当にも共有できれば、業務全体が効率化するに違いない。これが、私たちにとってのKANNA導入の目的です。
 

ホワイトボード感覚で使える「直感的な操作性」が決め手

—— 情報共有の円滑化と進捗の全体共有を目的に、KANNAを選ばれた理由をお聞かせください。
 
村上様：私たちが抱える課題を解決するには、デジタルの活用が不可欠です。KANNAを導入する前は別のタスク管理アプリを利用していましたが、そのツールは自由度があまりに高く、かえって使いこなせずにいました。他にいい手はないものかと模索していたところ、会長の目に留まったのがKANNAの広告でした。その広告では「施工管理のDXツール」として紹介されていたため、メーカーである当社に適すのか不安もありましたが、杞憂に終わりましたね。
 
顧客の基本情報も、製造チームに提出する指示書などの資料も、仮合わせ中に撮影した写真も、KANNAは1案件ごとに情報を整理でき、資料や写真の格納場所も明確にフォーマット化されています。一方、案件概要に登録できる項目も、進捗状況を示すステータスの名称も、自社で簡単にカスタマイズ可能。きちんとフォーマット化された部分と自由にカスタマイズできる部分のバランスが良く、さらに案件ボードや案件カレンダーを開けば、全体の進捗状況がわかりやすく可視化されます。

私たちの課題解決に合致したツールだと感じましたし、直感的な操作性にも惹かれました。特に案件ボードは非常に便利です。以前は営業会議のたびに「このお客様はヒアリングの段階で、このお客様は製作決定の段階」といったようにホワイトボードを使いながら案件の進捗を整理していましたが、今はフェーズが前進した案件をドラッグ＆ドロップするだけ。「この案件は進展したな」という実感とともに操作できる点も、KANNAを選んだ決め手です。
 

業務効率化だけじゃない。KANNAがもたらした「売上向上」の副次効果

—— では、実際にKANNAを導入され、どのような効果をお感じですか？
 
村上様：まず、営業チーム内の情報共有が非常にスムーズになりました。引き継ぐべき情報がすべてKANNAに集約されているため、顧客情報の受け渡しや口頭での説明は不要です。オーダー性の高い製品のため、手書きの顧客管理ファイル自体をなくすことはできませんが、特に伝えるべき情報は、案件概要に作った「備考欄」に入力するようにしています。これにより、顧客情報全体を読み込まなくても特記事項を確認できるようになり、「言った、言わない」の防止にもつながっています。

KANNA導入後は、写真による情報共有も活発になりました。お客様が快適にお過ごしになるには製品のどこを調整すべきかなど、写真から見えてくることは多々あります。しかし、以前は写真を撮影しても共有する手段がありませんでした。それが今では、スマートフォンで撮影した写真が自動的にKANNA上のフォルダに格納され、共有まで完了します。この便利さがあるからこそ、写真を積極的に活用できるようになったんです。
 
大久保様：スマートフォンでも使える点も、KANNAの大きな魅力ですね。仮合わせの最中にパソコンを開くことはできませんが、スマートフォンなら片手で入力できます。多いときには、1人の営業が1日10件近くの対応をすることもあり、資料の準備が間に合わないこともありました。しかし、KANNAがあれば安心です。外出先から資料を閲覧できるだけでなく、コンビニプリントを利用して、格納した資料を印刷することもできます。これにより、資料準備に追われる心理的な負担が軽くなりました。
 
納品が完了した案件の情報も簡単に検索できるので、「似たような対応、前にしたことあるな」というときにも重宝しています。難しいオーダーを受けることもありますが、だからこそ、過去の情報が大きな糧になります。以前は過去の顧客情報や指示書を探し出すのに苦労していましたが、KANNAの導入以降、情報を引き出す手間と時間が大幅に短縮されました。
 
村上様：そして、もう一つの課題だった社内全体の進捗共有も実現できました。営業チームだけでなく、製造チームも事務担当もKANNAに招待しているため、今、どれだけの案件が動いているのか、製造間近の案件はどれか、納品を迎え、請求作業に移行すべき案件はいくつあるのか、すべての情報が社内全体で共有されています。その結果、業務の流れや他チームとの意思疎通もスムーズになりました。
 
大久保様：案件ボードを開けば、どのフェーズに案件がいくつあるか、瞬時に把握できます。この利便性のおかげで、直販営業の進捗管理だけでなく、開発案件の進行も大幅にスピードアップしました。私たち営業チームは、お客様のご要望をヒントに新機能や新製品の開発提案をしていますが、日々の業務で目の前のお客様に向き合うのが精一杯でした。そのため、提案したアイデアが十分に議論されないまま忘れ去られ、新規開発がなかなか進まないという課題があったのです。
 
そこで、KANNAの導入後は「開発案件」のテンプレートを作成しました。これにより、提案段階から最終的な販促周知まで、新規開発の進行が滞らない流れを確立できました。以前は日々の業務に追われ、提案されたアイデアの6割ほどが途中で止まっていましたが、今では提案されたすべてのアイデアがしっかりと議論されるようになり、当社の企業価値向上にもKANNAが貢献してくれています。

 
村上様：このように、KANNAの導入効果は業務効率化だけにとどまりません。案件ごとの進捗状況が可視化された結果、失注の数も減っています。製品の購入に国の制度を利用するには、障害者手帳が必要です。私たちはその取得のお手伝いができないため、手帳をお持ちでないお客様には「手帳を取得されたころに、改めてご連絡します」とご案内することになります。以前はリマインドのタイミングを逃すこともありましたが、今では適切な時期に再度ご連絡できるようになり、売上向上にもつながっています。
 

「指示待ち」から「能動性」へ、情報共有がチームにもたらした意識改革

—— 多面的な導入効果を実感されている御社から、DXを考える他社へメッセージをお願いします。
 
村上様：KANNAによる業務の見える化は、私たちのようなメーカーだけでなく、実は農業にも応用できると考えています。私の前職は農家で、大規模農家の管理業務を担っていました。しかし、当時はどの農地にいつ、何を植えるのかといった管理体制が非常にアナログで、紙の帳簿を使う農家が多かったんです。そのため、管理者からの連絡を待つまで、現場のスタッフたちは状況を把握できませんでした。
 
そこで「1農地1案件」のようにKANNAを活用し、農地ごとの栽培品種や植え付け時期、留意点や収穫時期を登録しておけば、管理者からの指示を待たなくても、スタッフ自らが能動的に次の工程に取り掛かれます。昨今の農業では海外から来日されたスタッフも増えていますが、KANNAは多言語に対応しています。操作も簡単なため、農地に害獣や害虫被害があった場合にも、スタッフが率先してKANNAに注意喚起の情報を投稿できるようになるでしょう。

大久保様：私たちの上司も、KANNAの簡単かつ直感的な操作性を高く評価しています。従来のやり方を変えることに抵抗がある企業は多いと思いますが、一度試してみることで印象が変わるのではないでしょうか。KANNAの運営元であるアルダグラムのスタッフは非常に親切なので、操作に迷った際も心配いりません。心強い伴走者がいるからこそ、積極的に活用しようと思えるんです。 
 
実際に当社では、導入時のプランからアップグレードも行いました。効果を実感しているからこそのアップグレードですが、今後はKANNAを売上管理にも活用していきたいと考えています。これまではKANNAに記録した見積金額をExcelに転記していましたが、その情報をエクスポートできると知ったときは、「転記が不要じゃないか！」と膝を打ちました（笑）。転記作業がなくなることも、まさに業務効率化です。私たちは今後もKANNAを積極的に活用し、自社のさらなる発展につなげていきます。