1日3～4時間かかっていた事務作業が約9割削減し、バックオフィスの負担が軽減

—まずは御社の業務内容とあわせて、永井さんご自身の業務内容もお聞かせください。

永井様：弊社は、4つの事業を展開しています。1つ目に太陽光発電所のメンテナンス、次に、公共施設の消防設備メンテナンス。3つ目は、コンビニなどの業務用コーヒーマシーンのメンテナンス。4つ目は、ちょっと毛色が違うんですが、新規事業として最近立ち上げた「ダンススクール」の運営も行っています。
　太陽光発電所メンテナンスは、北は北海道、南は熊本まで、1000件近くの発電所のメンテナンスを請け負っています。太陽光発電所の場所は様々で、最近では商業施設や工場、オフィスビルの屋上等に設置するケースもありますが、立地が「山間地」という移動距離ある場所が大半です。

　こうした現場作業のスケジュールや社内外との情報連携、報告書チェックなどを支援・管理も担っているのが、私が所属するバックオフィスの「総務部」です。それ以外に勤怠管理や請求書発行などの事務手続きも行っています。

　太陽光発電所のメンテナンスでは、パネルの洗浄作業や周辺の除草作業はもちろん、ケーブルの断線や発電停止といった「異常事態」の対応も行う必要があります。通常のメンテナンスで現場に行った際に、こういった異常事態が起きていると、状況確認として関係者ですぐに連絡を取り合い至急の対応が求められます。この際もバックオフィスがハブとなって、オーナー様をはじめ各所と連絡を取り合い対応します。

情報を出力できないことで発生する事務作業の手間

ー御社のこれまでの課題はどんな点でしょうか？

永井様：私は、2023年の4月に入社し、KANNAを導入したのが2023年の10月。入社して半年で、現場とバックオフィスの運用をガラリと変えたわけですが、私が入社するまで弊社は、スケジュールアプリを導入していました。このアプリはビジネス向けではなく、家族や仲間で予定を共有するアプリだったため、弊社の場合、現場スタッフのスケジュールをこのアプリで管理するという活用の仕方をしていました。
　ただ、このアプリだと、バックオフィスが都度全現場スタッフのスケジュールをそれぞれ1件ずつ入力しなければならず、その件数も毎日全国から届くため、量が膨大で、正直地獄のような作業でしたね・・・。さらに、業務内容や勤怠をチェックするうえで、スケジュールをCSVなどに出力できたら、集計などもできて管理側としても、非常に効率が良いのですが、このスケジュールアプリは出力ができなかったんです。

　入社して3～4か月ほど、このバックオフィス作業の現状を見て、これはもっと効率的に事務作業をこなせる環境に変えないと、繁忙期（特に太陽光発電のメンテナンスは、除草作業が発生する夏季が繁忙期）には、現場も私たちバックオフィスも無茶な働き方をせざるを得ず、これ以上会社の売上を上げるのも厳しい、と危機感を覚えましたした。最初の課題で言うと、この点ですね。そこから、インターネットで最適なサービスを検索し始めたのが、昨年の8月ごろです。バックオフィスの立場でシステムを管理できる人材がこれまでいなかったのもあり、社長も業務改善に関することは私に一任してくれました。

ーこれまではスケジュールアプリを活用されていたとのことですが、それ以外でバックオフィス・現場での課題はありましたか？

永井様：まず一つは、案件の一元管理ができないこと。これは、現場もバックオフィスも不自由が発生していました。次に、スケジュール含めてこれまでの運営は、アプリに入力した情報を出力することができない。管理としては情報を出力して様々な業務に活用することができれば、入力ミスなどを防げて効率的に行えます。3つ目は、各現場の進捗が可視化されていないこと。もうひとつは、業務の特性上、全国の協力会社さんにメンテナンス作業を依頼するのですが、そのコミュニケーション手段が電話・メール・FAX・チャットツールと各社バラバラで、誰にどんな手段でコミュニケーションとったのか、ログを残せないないことでトラブルに繋がってしまう恐れがありました。さらに、写真管理の一元化ができないことで、必要な写真を探すのに膨大な時間がかかる、という課題がありました。

　メンテナンスの中でも太陽光発電所メンテナンスは、特にたくさんの現場写真を撮ります。修理前・修理中、修理後で、除草や洗浄に関しては、メンテナンスが行われたかどうか、全て写真とセットで作業報告をおこないます。パネルや配線周り以外に、施設の周辺もくまなく記録に残す必要がありますから、1つの現場で少なくとも100枚以上は撮影する。大規模な場所だと、もっと大量の写真を撮らなければなりません。

太陽光パネルの洗浄作業

　これに加えて、いざ現場に行ったら「異常事態があった」「フェンスが壊れている」「台風の影響でパネルが破損していた」などのインシデントの場合は、通常写真に加えて、異常個所の撮影も行います。こういった現場写真の管理を、これまでは、無料チャットツールのアルバム機能を使って運用していました。
　あとで報告書を作成することを考えて、念には念をあらゆる個所の撮影をしておくことが重要なのです。しかし、これまでのような、無料チャットツールなどでの写真管理は、その現場の写真の特定や探し出すために、作業員もバックオフィス共にかなりの時間を要していました。作業に時間がかかると結果的に労働時間の長期化につながり、かつ人件費などの経費にも負担がかかるため、会社としても無視できません。

夏季は植物の成長がはやく、除草作業は繁忙期に

　これらの事態は、現場の労力も消耗し、業務時間が長期化する要因でもありますが、現場の方々のこういった状況が、最終的に管理側であるバックオフィスの負担にもなります。現場の1つの作業が遅れたり、報告書の提出が後手になると、バックオフィスは次に進むべき作業に取り掛かれません。請求が立てられない、勤怠集計ができないなど、全体管理に支障が出てしまうため、改善は急務でした。

1日3～4時間かかっていた事務作業が、たった20分に短縮

ーそんななかでKANNAを選ばれた決め手は何でしょうか？

永井様：利用料に対して、費用対効果が高そうと感じたためです。これまでの課題が解決できそうで、現場もバックオフィスどちらも使い勝手がよさそうだなと。あとは、カスタマイズ性の高さ。さらに言うと、スマホでも使いやすいというのもKANNAにした決め手の一つです。これは必須でした。現場の方々はスマホしか持ち歩いていませんし、OSもAndroidの方が多いんです。KANNAはiOSだけでなくAndroidにも対応していることも、助かっています。私たちバックオフィスは、デスクトップPCでWEBブラウザを使っています。

2台のモニターでKANNAを常に開きながらバックオフィス業務をこなす

　カスタマイズ性の高さは、トライアルをさせて頂いた際にある程度試し、これなら弊社でも柔軟に活用していけると確信が持てたため、本格導入をしました。トライアルを実施する時点で、KANNAをどう活用したいか、私の中である程度構想を立てたうえで開始したのも功を奏しました。

ーでは、実際にKANNAを導入されて、効果は感じられましたか？

永井様：想定通り、これまでの悩みが一気に改善されました。先ほど課題として挙げた5つ全てが解決されたんですが、中でも効果を感じたのは、KANNAによって案件の一括管理ができるようになった点です。現場の方にとっては、どこに行ってもスマホで最新情報を確認することができるようになったというメリットがあった一方、私をはじめとするバックオフィスでの効果が顕著でした。例えば、KANNAには案件情報を入れ込むインポート機能と、入力された情報の出力をする機能がついているため、日々たまっていく新規案件の登録にかかる時間が、大幅に短縮されたことです。　メールなどで新規の発注依頼が届き、それをエクセルに書き写し管理しながら、これまではそこからさらにスケジュールアプリに数百件を１つ１つ入力し直していました。入力の2度手間が発生していたわけです。今は、届いた発注案件をエクセルにまとめたら、それをそのままKANNAにインポートすれば転記完了。1日3～4時間かかっていた作業時間が、KANNA導入後20分ほどに短縮、約9割も作業時間が削減されました。その分、他の業務に時間を当てることができますし、管理側として最も効果を感じました。

　あとは、現場作業とのタイムラグを最小限にして、早めに事務手続きに着手できるようになったことも助かってます。KANNAは、進捗状況が一目でわかる機能がついています。それも自社に合わせてカスタマイズができる。弊社の場合、7つほどのステータスに分けており、「作業前」～「作業開始」～「報告書作成済」～「報告書提出済」～「請求書発行済」といった感じで、起票からクローズの進捗を可視化しています。この進捗は、パソコンだけでなくスマホからも編集できるため、現場担当は作業に入った時点でスマホから「作業開始」とステータスに変える、すると、バックオフィスも現場の状況をリアルタイムに把握することができます。

　写真台帳(報告書)の作成状況も、バックオフィスが都度格納するボックスにアクセスし、格納されてなければ「報告書はどうなっているのか」と、現場担当や営業担当に何度も確認をするコミュニケーションが発生していました。作成してもボックスに格納し忘れることが多々あったため、バックオフィス側が「格納してください」と催促する必要がありました。


現場に催促の連絡をする必要がなくなり、精神的負担も軽減

ーKANNA導入後、コミュニケーションにおける改善はありましたか？

永井様：導入後は、報告書と格納するフォルダが一元化されてますし、フォルダへ新規報告書が格納されると通知が来るし、格納した者がステータスを「報告書作成済」に変えると進捗もすぐにわかる。各所に状況を確認するコミュニケーションも格段に減り、あったとしてもKANNA上のチャットで完結します。進捗状況がリアルタイムに共有されることによって、バックオフィスは無駄な待機時間なく、すぐに請求書の発行準備に取り掛かれるんです。一連の作業の流れが、淀みなく運用されるようになったことで、バックオフィスの業務も早めに着手でき、入金までのリードタイムも短縮される。なにより「あれはどうなっているか？」といった電話やメールや無料チャットでの毎度発生していた確認連絡がほぼ無くなったことは、生産性が上がったことだけでなく、現場もバックオフィスも、精神的な負担が軽減されました。

　この運用ならば、ログが残るので、バックオフィスに新たなスタッフが加わった際の引継ぎもかなり楽になりますし、家庭の事情や体調により急なお休みを取る場合でも、別のスタッフがフォローに回るのもスムーズにいきます。私の場合、念のためスマホにもアプリを入れているので、パソコンが目の前になくても緊急時はひとまず対応可能です。

KANNAで管理すると、トラブル発生時の「証明」としても活用でき、自社を守れる

永井様：　日常の運用面でなく、インシデントの時は「自社を守る」という観点でメリットを感じています。施工、修理、除草の後に何かトラブルがあった際「我々がメンテナンスした際は、こういった状態でした」という証明になります。
　また、チャット内の既読も誰が既読したか確認できるので、返事がなくともこちらの情報は、相手が確認したことの証明になる。運用のしやすさ、蓄積したデータの活用のしやすさだけでなく、いざと言うときに守る手段として使えるという点は、KANNAを実際に活用し始めてから気が付いた事ですね。

ー今回KANNAレポートも導入開始頂きました。今後どのような活用していきたいなどの展望はありますか？

永井様：KANNAレポートは、現場のKYシートで活用しています。手書きサインが書けるので、作成者のサインを残すこともできます。今後はKYシート以外の帳票にも活用できたらと考えています。現場は、1人で行動することはほぼなく、二人一組で行動することが大半です。最初にお話しした通り、太陽光発電所は、移動に時間がかかる場所が多くあるので、1人が運転中にもう一人がスマホで書類を作成する、といった形で遊休時間を上手く活用できるなと思っています。
　協力会社含め、現場の方々にKANNAの使い方マニュアルを作成したんですが、なかなか読んでもらえなくて…。実際に操作していただく事で、使い勝手の良さを実感して頂けると思っているので、まだまだ道半ば。今後もっとKANNAを活用していただき、現場もバックオフィスもより生産性の高い働き方を浸透させていけたらと思っています。「攻め」と「守り」の運用をしながら、会社の成長に貢献していけるような総務部を作っていけたらと考えています。